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As empresas que não seguem as recomendações determinadas nesta publicação, sejam elas de prestação de serviços, venda ou revenda de peças, materiais ou insumos, provavelmente correm sérios riscos de perder clientes e de isolamento total no mercado, por não se adequarem ao contexto no aspecto da legislação vigente e ao que boa parte das empresas contemporâneas estão implantando no aspecto financeiro, fiscal e contábil.

O processo de elaboração de propostas técnicas e comerciais além de delicado é fundamental para evitar transtornos, prejuízos e garantir um bom relacionamento com os clientes, através de comunicação objetiva e eficaz, afinal se for necessário um determinado cliente igar duas, três ou quatro vezes para um mesmo fornecedor ou prestador pra solicitar, cotação, CST, NCM e outras inrfomações omitidas em uma proposta, é óbvio que ele encontrará outro forncedor, que após uma única consulta, fornecerá TODAS as informações necessárias para que ele possa iniciar o processo de compra.

Mas antes de entrar nos pormenores e determinar as melhores práticas é necessário desmistificar conceitos que foram ao longo dos anos, substituindo equivocadamente as boas práticas por diversos motivos, assunto que caberia em uma publicação à parte e que não será abordado neste artigo, para não incorrer em disgressão ao tema proposto.

Quando uma determinada empresa faz uma consulta técnica e comercial, o pessoal das áreas técnicas (Engenharia & Manutenção) e os compradores, esperam obter uma proposta técnica e comercial, mas acabam recebendo em muitos casos, um documento descrito como orçamento ou cotação, o que não deveria acontecer pelos dois motivos a seguir:

- Orçamento ou Budget é o termo utilizado na administração para definir a previsão, aplicação, alocação e classificação de recursos financeiros (Receitas & Despesas) de uma determinada empresa ou instituição pública ou privada.

- Cotação é o termo utilizado pelo pessoal de compras para definir o processo de consulta das condições técnicas e comerciais dos prestadores de serviços e fornecedores de peças, materiais e insumos.

Portanto, os termos Orçamento e Cotação não devem ser utilizados fora dos respectivos contextos descritos acima, ou seja, eles devem ser substituídos pelo termo, proposta técnica e comercial, ou até mesmo por proposta comercial, com o objetivo de padronizar a comunicação, assim como, as relações comerciais B2B.

Geralmente o profissional que realiza o cadastro de um fornecedor, prestador ou produto, precisa de informações básicas a respeito da empresa ou produto para prosseguir com o processo de compra, portanto abaixo seguem as principais informações que por padrão, devem estar presentes em uma proposta técnica e comercial:

CABEÇALHO:

  • PAPEL TIMBRADO
    O papel timbrado é extremamente importante nas relações comerciais, pois além de difundir a marca, facilita na identificação da origem de um determinado documento.
  • NÚMERO DA PROPOSTA
    O número da proposta é obrigatório, um vez que serve de identificação, referência e vínculo durante todo o processo de orçamentação e compra.
  • RAZÃO SOCIAL
    A razão social deve acompanhar a proposta, orçamento ou cotação, pois facilita a elaboração de uma requisição de compra em caso de aprovação.
  • NOME FANTASIA
    O nome fantasia deve acompanhar a proposta, orçamento ou cotação, pois facilita a elaboração de uma requisição de compra em caso de aprovação.
  • CNPJ
    O CNPJ deve acompanhar a proposta, orçamento ou cotação, pois facilita a elaboração de uma requisição de compra em caso de aprovação.
  • ENDEREÇO COMPLETO (COM ESTADO, CIDADE, RUA E CEP)
    O endereço é uma informação obrigatória nas propostas técnicas e comerciais, pois ajuda a identificar a origem, principalmente no caso de empresas que possuem matriz e filiais, afinal ninguém quer gerar uma requisição ou pedido de compra para o CNPJ errado, e ao filtrar os fornecedores cadastrados em um determinado sistema, o endereço e o CEP servem para ajudar a destinguir e determinar o cadastro que atende ao CNPJ de faturamento descrito na proposta técnica e comercial.
  • TELEFONES (FIXOS E MÓVEIS) E SITE
    Os dados de contato, são de extrema importância para facilitar que o cliente encontra uma determinada informação de contato, a ssim como para que ele possa indicar a sua empresa para outras pessoas com facilidade, mantenha-os SEMPRE atualizados.

  • E-MAIL
    O endereço de e-mail é o meio pelo qual o cliente pode tirar dúvidas e fazer novas consultas, mantenha-o sempre presente e atualizado em sua propostas técnicas e comerciais, pois até mesmo o pessoal de compras poderá utilizá-lo para solicitar atualizações e até mesmo para realizar negociações formais.

PÓS CABEÇALHO:

  • RESPONSÁVEL
    Toda e qualquer pessoa envolvida no processo de compra, pode em algum momento precisar fazer contato com fornecedores e prestadores, portanto além do telefone, indique nas propostas técnicas e comerciais de sua empresa um vendedor responsável por cada cliente, pois isso além de direcionar, dá um aspecto de atendimento humanizado.
  • DATA DA EMISSÃO
    A data de emissão serve de referência para  que durante o processo de compras, que em muitos casos é demorado, os envolvidos identifiquem se a proposta precisa ou não ser atualizada.
  • A/C
    Citar o nome de quem solicitou a proposta é fundamental pra facilitar a comunicação, afinal a proposta é um documento que passa pelas mão de diversas pessoas, do Planejador, ao Programador e Gestor de Manutenção, até os compradores, gerentes e diretores, podem em algum momento ter que analisar a proposta para aprová-la ou reprová-la.
  • SOLICITANTE
    O solicitante serve para identificar a origem da solicitação, ou seja, é onde qualquer dúvida referente ao escopo da proposta poderá ser esclarecida, tanto por parte do fornecedor, prestador como das demais pessoas envolvidas no processo, como o compras por exemplo.
  • OBJETO DA PROPOSTA (PEÇA, SERVIÇO OU INDUSTRIALIZAÇÃO)
    O objeto da proposta é um resumo do que está sendo ofertado e facilita durante todo o processo e não pode faltar em uma proposta técnica e comercial.

PRÉ CORPO:

  • TIPO DE PROPOSTA (INDUSTRIALIZAÇÃO, PEÇA OU PRESTAÇÃO DE SERVIÇO)
    O tipo de proposta é fundamental para quem  lança a requisição de compra, logo não pode ser omitido de propostas técnicas e comerciais.

  • RESPONSÁVEL PELA PROPOSTA
    O nome do responsável pela proposta é importante pois é ele que vai esclarecer qualquer dúvida que venha a surgir durante o processo de compra.
  • EMAIL DO RESPONSÁVEL PELA PROPOSTA
    Assim como o nome do responsável pela proposta, o email é fundamental para tirar dúvidas e para novas consultas.

  • EMAIL ALTERNATIVO
    Assim como o nome e o email do responsável pela proposta, é importante sempre indicar um segundo email para evitar que o cliente procure por outros fornecedores ou prestadores durante períodos de ausência temporária do trabalho, como por exemplo viagens e férias.

  • TELEFONE FIXO DO RESPONSÁVEL PELA PROPOSTA
    Manter um número de telefone fixo para contato com o responsável pela proposta é fundamental, não se esconde de seus clientes, facilite a comunicação.

  • TELEFONE MÓVEL DO RESPONSÁVEL PELA PROPOSTA
    Além do telefone fixo, forneça também uma telefone móvel, com whatsapp habilitado, isso facilitará demais a comunicação de tiro curto, com a troca de imagens, fotografias e até mesmo prints de tela.

CORPO:

  • CÓDIGO (SKU) FABRICANTE
    Seja transparente com o seu cliente e forneça o código do fabricante e caso de revenda.

  • CÓDIGO (SKU) FORNECEDOR
    Padronize o seus estoque e facilite o referenciamento fornecendo um SKU próprio como forma do cliente obter um vínculo.

  • CÓDIGO (SKU) CLIENTE
    Se possível vincule o SKU do seu cliente ao seu SKU próprio, isso facilitará a relação comercial e garantirá que você forneça além de um produto uma facilidade/solução.

  •  DESCRIÇÃO
    Descreva adequadamente o produto ou serviço oferecido, destacando descrição técnica da comercial.

  • QUANTIDADE
    Informe em suas propostas a quantidade de forma objetiva, sem margem para interpretações ou erros, afinal ela passará pelas mãos de diversas pessoas até virar uma nota fiscal.
  • UNIDADE
    Informar corretamente a unidade de medida, evita transtornos para ambas as partes, como por exemplo, correções desnecessárias da proposta.
  • NCM
    A Nomenclatura Comum do Mercosul é item OBRIGATÓRIO em todas as propostas,e tem sido omitida por negligência, o que interfere na classificação do produto.

  • CST
    A Classificação da Situação Tributária, é uma das informações mais importantes em uma proposta, uma vez que identifica a origem do produto, e determina como ela será tributada, evitando assim bitributações e reduzindo despesas ao aplicar a correta classificação dos produtos.

  • PREÇO UNITÁRIO SEM IMPOSTOS
    Informar o valor unitário sem importos é importante, pois essa informação geralmente é utilizada na elaboração da  requisição de compra.

  • PREÇO UNITÁRIO COM IMPOSTOS
    Informar o valor unitário com importos é importante, pois essa informação geralmente é utilizada na elaboração da  pedido de compra.

  • PREÇO SUBTOTAL SEM IMPOSTOS
    Informar o subtotal sem importos é importante, pois essa informação geralmente é utilizada na elaboração da  requisição de compra.
  • PREÇO SUBTOTAL COM IMPOSTOS
    Informar o subtotal com importos é importante, pois essa informação geralmente é utilizada na elaboração da  pedido de compra.

  • PREÇO TOTAL SEM E COM IMPOSTOS
    Informar o total com importos é importante, pois essa informação geralmente é utilizada na elaboração da  requisição e do pedido de compra.

RODAPÉ:

  • CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
    Informar as condições de pagamento facilitará no momento da negociação, assim como na previsão orçamentária da engenharia ou manutenção.

  • PRAZO DE ENTREGA
    O prazo de entrega não pode faltar, pois é através dele que o cliente poderá fazer compras programadas e evitar urgências.

  • FRETE
    Informar o tipo de frete facilitará a logística na programação da coleta.

  • VOLUMES, DIMENSÕES E PESOS
    Informar o tipo de frete facilitará a logística na programação da coleta.

  • VALIDADE DA PROPOSTA/ORÇAMENTO/COTAÇÃO
    A validade da proposta permite ao pessoal de compras, em casos em que o processo é muito moroso, saber se ela deve ser atualizada durante a etapa de negociação.

Obs.: Em caso de IMPORTAÇÃO o NCM deve ser convertido pelo código SH ou HS.

Enfim, diante de tantas recomendações, é possível concluir que a elaboração de uma proposta técnica e comercial, não é um processo simples, e que demanda bastante organização no que tange manipular dados para apresentá-los de forma lógica e confiável, logo capriche nesta etapa, pois ela pode ser o diferencial da sua empersa, diante da concorrência, assim como pode colocá-lo a frente no mercado, pois nos dias atuais além de fornecer produtos e serviços é também necessário entregar facilidades e soluções.

Texto: 1ª Edição publicada na Revista Manutenção sob licença CC BY-SA Creative Commons  
Imagens: As imagens possuem licenças específicas, consulte as respectivas legendas
Quotation disponibilizada por starline via Freepik sob licença grátis com atribuição

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DETALHES SOBRE O AUTOR
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Fauzi Mendonça
Nome: Fauzi Mendonça
Website: https://www.revistamanutencao.com.br
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Engenheiro de Manutenção


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APRESENTAÇÃO:

Fundador, Diretor Editorial e Colunista da Revista Manutenção, escreve regularmente sobre diversos assuntos relacionados ao cotidiano da Engenharia de Manutenção.

Desenvolvedor Web e Webdesigner, é responsável pelo design, layout, diagramação, identidade visual e logomarca da Revista Manutenção.

FORMAÇÃO ACADÊMICA E EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL:

Profissional graduado em Engenharia Eletrônica com ênfase em automação e controle industrial, pós graduado em Engenharia de Manutenção, pela Faculdade Anhanguera de Tecnologia (FAT) de São Bernardo, pós graduando do Curso de Engenharia de Confiabilidade, pela Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR), atua há mais de quinze (15) anos com Planejamento e Controle de Manutenção (PCM), em empresas de médio e grande porte, nacionais e multinacionais, onde edificou carreira profissional como Programador, Planejador, Analista e Coordenador de PCM.


Literatura Técnica

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